¿Cómo hacer auditoría en mi negocio?

Definiremos el proceso de realización de auditoría en cinco (5) etapas de la siguiente forma:

1. Programa de auditoría

El programa de auditoría es donde se definirá el cronograma de las áreas, procesos o departamentos a auditar. Dale Clic aquí y podrás desde nuestra sección de recursos, descargar las plantillas de uso en los ejercicios de auditoría.

Se debe tener en cuenta:

1.1. Director de Programa de auditoría

Será la persona encargada de liderar el ejercicio de auditoría en la organización.

1.2. Objetivo

¿Cuál es el objetivo de la auditoría?, relacionamos el siguiente ejemplo:

• Asegurar que la firma consultora Diveti, cumpla con los requisitos definidos en la norma ISO 45001:2018.
• Asegurar que la firma consultora Diveti, cumpla con los requisitos definidos del decreto 1072 del 2015.
• Asegurar que la firma consultora Diveti, cumpla con los requisitos definidos en la norma ISO 9001:2015.
• Asegurar que la firma consultora Diveti, cumpla con los requisitos definidos en la norma ISO 27001:2013.
• Asegurar que la clínica odontológica cumpla con los requisitos de la normatividad 2003 de 2014 del Ministerio de Salud y protección social.
• Asegurar que la organización de transporte terrestre cumpla con la resolución 1231 de 2016 del Ministerio de transporte; Guía metodológica para la emisión de observaciones y aval de los planes estratégicos de seguridad vial.

1.3. Alcance

• • De orden interno: Cuando se realizará la auditoría en instalaciones, sucursales propias de la organización. Qué áreas, procesos o departamentos.
  • De orden externo: Cuando la organización la cual usted representa, auditará a un tercero.

1.4. Delimitación en el tiempo

Se deberá relacionar la fecha y la hora de realización de la auditoría asociada a los procesos o sucursales a auditar.

1.5. Proceso

Es el proceso que auditará, no necesariamente es el alcance. Si usted define en el alcance, auditoría de la normatividad ISO 9001:2015, la misma norma contempla toda una organización involucrada y participes de la gestión.

1.6. Auditor Líder

Usted deberá definir quién es el auditor Líder de la auditoría

1.7. Auditor acompañante

Usted deberá definir quién es el auditor acompañante. Normalmente con menos experiencia y se encuentra cómo apoyo para tomar apuntes y aprender del ejercicio.

1.8. Gestión de la comunicación

Una vez definido el registro, éste se comunica a la organización por los medios de comunicación que sean definidos, asegurando despliegue y entendimiento. Sugerimos actividades como:

• • Agendar directamente desde el cronograma de su email, ya sea Outlook o Gmail.
  • Asegurar una reunión donde se encuentren todos los líderes de proceso y se socializa el cronograma de auditoría.
  • Envío del programa por medio de correo electrónico.
  • Colocar el cronograma en tableros de corcho también es efectivo.
  • Comunicar el programa cuanto menos un (1) mes antes de la realización.

 

2. Plan de Auditoría:

En el programa se define el alcance y objetivo global de la auditoría para toda la organización. En el plan usted definirá el alcance y objetivo alineado al programa, sin embargo usted especificará a detalle lo que podrá auditar al correspondiente proceso.

Por ejemplo:

Requisito	Descripción
6. Planificación 6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades de la ISO 9001:2015	Se auditará la gestión de los riesgos definidos en el proceso, la trazabilidad de las acciones tomadas. Cambios entre la probabilidad y el Impacto
6.2. Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos de la ISO 9001:2015	Se auditará, las actividades que se realizaron como medio para lograr el cumplimiento de los objetivos de calidad, los recursos que se requerirán, quien fue el responsable, la evaluación de resultados y la finalización del plan de trabajo.

 

Es importante relacionar la descripción, recuerde que usted puede ser conocer de una norma de gestión, pero no necesariamente su compañía debe conocer lo que significa el numeral 6 de la norma ISO 9001:2015, así que es mejor detallar lo que será auditado.

 

3. Elaboración de Listas de Chequeo

Las listas de chequeo le permitirán al auditor líder o acompañante, asegurar el cumplimiento de cada uno de los numerales de una norma internacional o de un requisito legal, contractual a supervisar. A continuación presentamos un ejemplo de preguntas, relacionando el requisito a cumplir.

Requisito	Pregunta	Hallazgo / Evidencia	Cumple	No Cumple	Observación
6. Planificación 6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades de la ISO 9001:2015	¿Cómo el proceso ha gestionado sus riesgos?   Por favor presente la evidencia de la matriz de riesgos de su proceso
6.2. Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos de la ISO 9001:2015	Presentar el ejercicio de planeación de la organización, donde se determina el plan de trabajo, los recursos aprobados por la dirección y la evidencia de gestión del proceso.

 

3.1. Recomendaciones

Evite realizar preguntas cerradas cómo:

• ¿Tiene formatos en su proceso?
• ¿Cuenta con procedimientos en su departamento?

Si usted realiza preguntas abiertas, se permitirá contar con mayor evidencia en los registros de la lista de chequeo. Preguntas como:

• ¿Cómo realiza usted las auditorías internas de su empresa?
• ¿De qué manera lograron realizar un ejercicio de planeación?

 

4. Elaboración del Informe de Auditoría

El informe de auditoría es el resultado final del proceso, donde el auditor deberá asegurar los hallazgos, que describan:

1. Cumplimientos: Requisito cumplido con evidencia objetiva
2. No cumplimientos: Requisito totalmente incumplido
3. Observaciones: Requisito que no reúne la suficiente evidencia para categorizarla en cumplimiento o no cumplimiento.

 

4.1. Redacción de No Conformidades

Para la redacción de no conformidades sugerimos realizar en tres párrafos.

1. Frase de negación.
2. Evidencia objetiva:
3. Requisito incumplido detallado.

 

Ejemplo:

 No se evidencia ejercicio de auditoría interna en la organización Diveti en el periodo 2020.

En entrevista con el líder del proceso, él mismo argumenta no tener registros o haber realizado el ejercicio de auditoría por falta de tiempo al empalme del personal saliente del mismo cargo. Se evidencia por medio de carpeta del colaborador ingreso el 4 de Febrero de 2020 y siendo hoy 16 de Mayo de 2020 no se ha realizado el ejercicio de auditoría Interna. Se ha solicitado la auditoría externa para certificación del sistema de gestión en ISO 9001:2015, sin tener preparado éste requisito.

La evidencia anteriormente descrita genera un incumplimiento a la ISO 9001:2015 Numeral 9.2 Auditoría Interna 9.2.1. La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión de la calidad: a es conforme con 1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión de la calidad 2) los requisitos de esta norma internacional. B) se implementa y mantiene eficazmente. 

 

4.2. Redacción de observaciones

Se deberá tener presente cuatro frentes en la redacción.. La observación describe que la información capturada es potencialmente una no conformidad si no se le hace un tratamiento acorde.

1. Frase de no evidenciar completamente.
2. Evidencia.
3. Requisito potencial de incumplimiento
4. Argumentación recomendación

 

Ejemplo:

El proceso cuenta con su evaluación de satisfacción al cliente, el proceso ha definido como requisito propio el tiempo de un (1) año para la medición del indicador. Aunque la norma a través del numeral 9.1.2. de la ISO 9001:2015, no describe periodicidades absolutas para realizar medición. Sí es recomendable para la organización, realizar evaluación de mayor recurrencia para evitar perder de vista durante el periodo de un año, las retroalimentaciones del cliente sobre el producto o servicio.

 

4.2. Redacción de cumples

Se deberá tener presente los siguientes criterios para argumentación un requisito conforme.

1. Frase de cumplimiento
2. Evidencia
3. Requisito cumplido

 

Ejemplo

 El proceso de Seguridad y Salud en el trabajo cumple con lo determinado en la resolución 0312 de 2019.

Se evidencia con el líder presentación del archivo .XLS Indicadores de gestión 2020. Indicadores del proceso como: 1. Cumplimiento al plan anual de trabajo. 2. Cumplimiento al plan de capacitación con un desempeño del 90% anual. 3. Frecuencia de accidentalidad con resultado del 0% anual. 4. Indicador de simulacros con periodicidad semestral al 100%. Se evidencia además que cada indicador cuenta con análisis de causas y evidencia objetiva archivada en su sistema de información.

La evidencia anteriormente descrita genera un cumplimiento al numeral 9. Evaluación del desempeño. 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación. La organización debe determinar: a) qué necesita seguimiento y medición de la ISO 9001:2015. 

 

5. Elaboración de la evaluación de auditores

Por último es importante enviar a todos los líderes de proceso, una encuesta o formato, que permita evidenciar una retroalimentación al equipo auditor. El equipo auditor al igual que los demás procesos tendrá ejercicios de retroalimentación que permitirá emprender planes de mejoramiento para el proceso de auditoría. Encuentra en nuestro RECURSO 4, Plantillas para el desarrollo de auditoría

 

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