¿Cómo documentar mis procesos?

Es claro que todo el conocimiento que conocemos hoy, es gracias al poder de la escritura. Sí estas emprendiendo es una estrategia de crecimiento en calidad organizacional, precisamente porque al iniciar muchas veces hay actividades en diferentes frentes de la organización que podría desarrollar una misma persona. Además hay actividades que no son recurrentes y son necesarias para el valor estratégico de la organización. Por ejemplo piensa en como renovar el registro mercantil de la organización. Sí te preocupas por documentar todo lo nuevo que tu organización aprenda, con seguridad más adelante ahorrarás tiempo y evitarás reprocesos. Ahora si tu organización ya está consolidada, piensa en la cantidad de trabajadores que han desempeñado un rol y posteriormente se retiran, por ello la documentación de los procesos y procedimientos de nuestra organización son una acción a la mitigación del impacto del riesgo de pérdida de información y de la continuidad del negocio. Invitamos a que puedas leer nuestro artículo sobre gestión de riesgos.

1. Antecedentes

En Colombia se estiman 5.1 libros leídos al año según el DANE, esto de por sí, puede marcar una tendencia en los niveles de lectura al interior de nuestras organizaciones. Ahora es importante preguntarse, si el hábito de lectura de sus trabajadores puede estar por encima o por debajo de la media del país, ya que al conocer el estado de lectura de su organización, ésta le permitirá definir la mejor estrategia de documentación de procesos.

¿Estas familiarizado con algunas de las siguientes afirmaciones?

No tengo tiempo para documentar.
Documentar es perder el tiempo.
Eso de documentar, únicamente es para empresas grandes.
A mí no me pegan por documentar.

2. Documentación en procedimientos

2.1. Definir estructura documental de la organización.

Es importante definir la estructura documental de tu organización, la cual consiste en plantear que tipo de documentos se podrán identificar en el sistema de gestión. A continuación presentamos una definición de estructura documental.

Tipo de documento	Código
Formato	F
Procedimiento	P
Política	POL
Plan	PL
Guía	G

2.2. Definición de código del documento

¿Por qué es importante definir un código de documento?

Hemos identificado que cuando no hay un direccionamiento o liderazgo sobre la documentación de la organización, se tiende normalmente a operar con información diferente. Por ejemplo imagine que tiene un formato de ingreso de pacientes a su clínica y que el registro sea absolutamente diferente una clínica a la otra. ¿Por qué puede pasar esto? Son diferentes causas como:

No hay direccionamiento de gestión documental
Rotación de personal.
No hay un sistema unificado para consultar la información de la organización
Falta de capacitación de las herramientas de la organización.

Sin embargo, el tener alineadas todos los frentes de negocio con la misma información, permitirá que su Cliente, no perciba que una sucursal puede ser mejor qué otra.

Si bien cada organización cuenta con diferentes áreas, es importante definir una identificación o codificación especial para cada una de ellas, así:

Departamento	Código
Marketing	MKT
Ventas	VEN
Calidad	CAL
Seguridad y salud en el trabajo	SST
Seguridad de la información	SI
Gerencia estratégica	GE

Una vez definida la estructura de departamentos, áreas o procesos, es importante definir la estructura del versionamiento de su documentación. Por ejemplo usted creará una política de Seguridad y salud en el trabajo con base a la prevención de consumo de ALCOHOL, TABACO Y DROGAS. Sugerimos la siguiente estructura

Departamento	Tipo de documento	Número de documento
SST	POL	1

Podrá identificar y hacer referencia en otros documentos el SST-POL-1, dando así a entender que habrá que consultar la política que se encuentra documentada en el proceso de seguridad y salud en el trabajo, que su tipo es política y es la política número uno dentro del grupo de políticas del proceso de seguridad y salud en el trabajo.

2.3. Fecha de implementación

Coloca nombre y apellido a tus documentos, donde el nombre es el código y el apellido es la fecha de implementación de ése documento.

2.4. Defina la versión del documento

Independientemente del tipo de documento que haya creado, es importante darle una relación incremental al mismo. Por ejemplo la política de ALCOHOL, TABACO Y DROGAS tendría en su estructura lo siguiente:

Código	SST-POL-1
Fecha de Implementación	15 de Mayo de 2020
Versión	1

2.5. Los formatos

Es importante que todos los formatos puedan contar con al menos el código o identificación del mismo. Sin embargo además de contar con el código, la fecha de implementación y la versión es importante que pueda ser visible el tiempo de retención.

Las organizaciones tienen este tipo de afirmaciones.

Yo no voy a tirar esos documentos que están ahí, de pronto se pueden llegar a necesitar en cualquier momento.
Yo no sé qué tipo de información exista en el archivo, eso nadie lo toca. Pero ahí hay información de todo.

Al no tener unos tiempos de retención definidos de los documentos, que incluso para ciertas industrias, existen por legislación unos tiempos definidos de retención, es importante adecuar éstos espacios para el tratamiento de la documentación u optar por desarrollar métodos digitalizados para simplificar los mismos. Sin embargo existen organizaciones que cuentan con cuartos completos de documentos que pueden darse de baja siempre y cuando hayan completado su tiempo de retención.

Además también es importante que defina los siguientes criterios cuando se creará un formato:

¿Dónde se almacenará?
¿Cómo se almacenará?
¿Quién es el responsable de diligenciar el formato?
¿Una vez se culmine el tiempo de vencimiento del documento, de qué manera se eliminará?

2.6. Los procedimientos

Realmente nos encanta el poder de la documentación, es el espacio predilecto para plasmar la memoria de la organización. Entre más se encuentren documentados sus procedimientos menor dejará a la suposición de otros de lo que se debería realizar, sin embargo, es importante clarificar que esto no es una camisa de fuerza para quienes pueden aportar a la contribución del proceso, y servirá de retroalimentación para quien pueda aprender de la forma en que se realicen las actividades en la organización.

La estructura de procedimiento se podrá definir con base a las necesidades de cada organización y por esto definimos a nuestro criterio los elementos que no deberían faltar en una documentación.

La confidencialidad de la información
El objetivo: Defina el objetivo del procedimiento.
El alcance: Defina el alcance del procedimiento, ¿aplica para toda la organización? ¿Para todas las sucursales?
Desarrollo del documento: Aquí podrá desarrollar y describir el 1,2,3 de las actividades que componen dicho procedimiento. Planteamos los siguientes contextos para ejemplificar lo que debería ser una documentación conforme:

Lo que no es un procedimiento	Lo que sí es un procedimiento
Deberá realizar verificación de referencias de todo el personal de la compañía	La verificación de referencias profesionales y de formación, la podrá realizar a través del formato RH-F-1 Formato de verificación de referencias y títulos académicos. El cual una vez diligenciado deberá acercarse con el registro al archivo de personal.

En LEAN se conoce la metodología POKA YOKE que refiere APRUEBA DE ERRORES. Es por ellos que entre más especifico sea con la documentación mayor calidad tendrá y menor cantidad de reprocesos y errores.

3. Documentación por flujogramas

Otra forma de documentación de procesos en una manera más técnica es a través de flujogramas. Nuestra recomendación es que el flujograma jamás deberá sustituir un procedimiento descrito cómo lo sugerimos anteriormente, ya que hemos encontrado en diferentes empresas, qué el talento humano no tiene claridad del cómo hacer las actividades, sino el Qué tiene que hacer. CONCENTREMOS NUESTRA ATENCIÓN EN EL CÓMO HACER LAS COSAS.

Recursos gratuitos

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