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¿Cómo Implementar KAIZEN?

KAIZEN es una metodología de mejoramiento continuo que se podrá aplicar en cinco (5) fases que generarán valor a su organización, permitiendo así ahorrar tiempo y dinero. 

¿Quieres mejorar tu organización y aún no hayas el medio para poderlo realizar?

KAIZEN consiste como tal en mejorar en tiempo record tus procesos, muchas veces se procastina la decisión de mejorar y ésta metodología le apoyará a su organización con compromiso de la dirección a suspender moderadamente ciertas actividades del día a día, para generar concentración en el mejoramiento del proceso, aquí te explicamos como:

 

FASE 1: INICIACIÓN

Deberá definirse quien será el líder de mejoramiento, primero deberá responder lo siguiente:

1. ¿Cuántos días están destinados a mejorar?

Se deberá definir la cantidad de días que la organización, o el proceso destinarán para mejorar.

2. ¿Desde qué horas iniciarán las labores de mejora?

Se deberá definir el horario de concentración en KAIZEN, ésto no significa necesariamente desconectarse totalmente de las acciones a ejecutar propias del proceso. Por ejemplo si vamos a realizar el ejercicio con el proceso de compras, con seguridad entrarán llamadas de proveedores, o se deberá estar pendiente de una aceptación de una orden de compra o servicio. Para presentar un ejemplo, se podrían definir espacios KAIZEN así:

  • Lunes:    7:00 am – 10:00 am
  • Martes:   8:00 am – 2:00 pm
  • Miercoles: 10: 00 am – 12:00 pm
  • Jueves: 2:00 pm – 5:00 pm
  • Viernes: 1:00 pm : 5:00 pm

Se realiza una reunión con el área o departamento donde se requiera realizar mejoramiento de procesos, ahí en ese espacio realizaremos:

  1. Explicaremos el objetivo de realizar kaizen y los antecedentes que están aquejando a la compañía y sobre todo como el proceso puede resolver esa situación
  2. Involucrar a todo el personal disponible.
  3. Explicación del cronograma de trabajo o fases KAIZEN.

 

FASE 2: IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

En este día se identifican todos los problemas u oportunidades de mejora del proceso, donde:

  1. Cada responsable deberá realizar un inventario de actividades de mejora.
  2. Cada responsable debe socializar y argumentar porque es importante mejorar dicho proceso.

No necesariamente usted encontrará respuesta o apoyo por parte del personal. Nuestra experiencia nos dice que la cultura organizacional tiende a establecer, que si disminuyen tiempos en kaizen, cada colaborador podría llegar a perder trabajo y quizás sea una estrategia de la alta dirección disfrazada de oveja para posteriormente prescindir del cargo o los servicios. Lo cierto es que previamente se debe establecer con la alta dirección unos acuerdo que orienten a:

  1. No se debe prescindir de ningún colaborador, ya que el mensaje que se estaría enviando es “mejorar para prescindir de cargos o de las personas”. Posteriormente nunca habrá mejoramiento de alto impacto si éste mensaje es interiorizado por la cultura de la organización.
  2. Reubique o mejore el perfil de los colaboradores.

 

Al final del ejercicio deberán seleccionar la oportunidad de mejora de mayor impacto en el término de prioridades que se haya evaluado.

FASE 3: MEJORAMIENTO

Una vez seleccionada la oportunidad de mejora. Se debe realizar: 

  1. Análisis de la problemática que permitirá identificar la hoja de ruta para realizar el mejoramiento de dicho proceso.
  2. Mejoramiento según la hoja de ruta.
  3. En nuestra sección de recursos podrás encontrar material descargable, aquí

Todo el equipo debe estar enfocado en los tiempos destinados para mejorar en lograr el objetivo de mejoramiento.

 

FASE 4: ESTANDARIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Una vez se ha mejorado el proceso, es importante documentar la experiencia y actualizar o crear los procesos y procedimientos documentados, de tal manera que se evidenciará un mejoramiento para la organización y se ejecutará según ha sido establecido.

Además debe documentarse el impacto, los ahorros calculados o proyectados de la mejora implementada para la organización.

 

FASE 5: PRESENTACIÓN DE RESULTADOS.

Se debe realizar:

  1. Invitación a los representantes de la alta dirección (Preferiblemente Gerente general, director de área).
  2. Todos los involucrados deben argumentar su contribución a la mejora
  3. Se presentan resultados
  4. Alta dirección debe realizar un reconocimiento al equipo de trabajo. (diplomas, cenas, bonos).

 

 

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