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¿Cómo generar ahorro de tiempo?

Es Claro que ninguna compañia es perfecta y los dolores de cabeza son recurrentes en la operación, la saitsfacción al cliente se deteriora y los resultados financieros se ven afectados. En el presente artículo se presentarán diferentes metodologías que servirán de apoyo en su organización, para generar ahorros significativos en tiempo y dinero.

 

1. Andon

1.1. Antecedentes

Imagina que el cliente entra a un almacén de zapatos y le solicita al vendedor un par de zapatos talla 42 de la referencia que le gusto en la vitrina, el vendedor se dirige al almacén y tarda cerca de 10 minutos en localizarlo, al regresar el cliente no estuvo dispuesto a esperarlo. Pensemos en la cantidad de situaciones que esta situación se puede presentar para nuestros negocios, ya sea en medio de una llamada buscando una información en nuestro computador y el cliente cuelga la llamada. Sin duda estamos ante un fenómeno de pérdida de tiempo que no genera valor al cliente y por consiguiente esto redunda en perdidas financieras.

 

1.2. Objetivo

Por medio de la metodología ANDON, nos permitiremos asegurar la gestión del control visual, de manera que podremos localizar de manera ágil elementos e información de fácil intuición para nuestros negocios.

 

1.3. Beneficios

  • Ahorro de tiempo
  • Ganancias financieras
  • Mayor credibilidad ante el cliente
  • Mayor satisfacción del cliente
  • Menos estrés laboral para los trabajadores

 

1.4. ¿Cómo implementarlo?

Lo primero es que identifiques espacios donde con solo mirar, tengas la información necesaria para tomar una acción. Presentamos algunas formas de implementar ANDON en espacios.

  • Uso de colores en espacios abiertos

Al darle un significado a los colores en tu organización, los colaboradores podrán interpretar la información y tomar acción.

Ejemplo 1:

Las canecas de color rojo son para disposición de residuos biológicos, las grises son residuos ordinarios y las verdes son para el reciclaje.

Ejemplo 2:

La semaforización de procesos, podrás colocar a la vista ordenes de producción con etiquetas rojas las cuales significan que están próximas a entregar en un tiempo de tres (3) días.

Ejemplo 3:

Hay centros comerciales que ante la problemática de parque de los usuarios, colocaron sensores con color verde para identificar un espacio que se encuentra habilitado para el uso y rojo que ya es un espacio ocupado.

  • Uso de colores desde el computador.

Ejemplo 1:

Podrás realizar semaforización de datos en Excel, donde le brindes algún significado a cada color.

Ejemplo 2:

Si has desarrollado tu propia base de datos por ejemplo en Access. Las llamadas pendientes que se le vayan a realizar a los clientes se podrán gestionar desde el cuadro de control de llamadas pendientes.

  • Avisos

El simple hecho de señalizar áreas es una forma de implementar ANDON.

  • Los flujogramas o procedimientos documentados

Podrás consultar aquí nuestro artículo sobre cómo documentar mis procesos.

 

2. 5´s

Las 5´s es una disciplina que permite aumentar la productividad de la organización en cinco (5) sencillos pasos que son:

2.1 Seleccionar (Seiri)

Consiste en eliminar o retirar de nuestro lugar de trabajo elementos que nos aportan valor y por el contrario, hacen de nuestro lugar de trabajo un lugar que puede generar estrés. En nuestra experiencia cuando aplicamos 5´s normalmente nos encontramos con argumentos como los siguientes.

  • Yo sé dónde tengo mis cosas, cada quien conoce su desorden.
  • No tengo tiempo para organizar, primero debo trabajar.
  • A mí me pagan para trabajar, no para organizar.
  • Aquí nadie ingresa diferente a mí.

La productividad se mantendrá o mejorará siempre y cuando todos los elementos necesarios estén a un acceso claro, piense en que un funcionario con un alto grado de desorden se retira a disfrutar de sus vacaciones y sus actividades las deberá suplir otro compañero, en ese orden de ideas la sola idea de capacitar en el desorden nos lleva a argumentar que

 

No hay nada más inútil que mejorar algo que no debe existir

 

Proceso de implementación:

  1. Seleccione un responsable para liderar la ejecución de implementación de la selección de elementos innecesarios en nuestro puesto de trabajo.
  2. Establezca los lineamientos de selección tales como; a donde se enviarán los objetos, se deben eliminar, cuanto tiempo deberán permanecer ahí, se debe regalar, se debe reparar, se debe vender.
  3. Ejecución de la selección de elementos que no aportan valor al área.

 

2.2 Organizar (seiton)

Consiste en organizar los elementos que consideramos son necesarios para nuestro puesto de trabajo. Al retirar elementos que no aportan valor liberamos un espacio que no necesariamente debe ser reemplazado con otro elemento.

Un trabajador siempre estará presentado con base a la situación de contexto en el que se presente. Tuvimos un caso de una compañía que hizo un traslado de sus oficinas a un lugar exclusivo en la ciudad de Bogotá y sus colaboradores comenzaron a cambiar de vestuario de manera voluntaria y así lucir mejor presentados a la ubicación donde se encontraban.

Sin duda, al generar organización aumentará su productividad por cálculos que hemos estimado del 10% del tiempo efectivo de trabajo por día, esto claramente puede generar un alivio de presión de contratación de nuevo personal en la organización e incluso, el mayor beneficio es que tendrá más tiempo para poder ser más competitivos y ofrecer mayor valor al cliente.

 

2.3 Limpiar (Seiso)

Establezca de manera recurrente espacios de limpieza en su organización, cada trabajador puede y tiene la capacidad de realizarlo. Imagínese un cliente llegando a su organización con la ilusión de hacer un negocio importante y se encuentra con la oficina, sucia, con un olor terrible y los trabajadores sin ninguna intención de realizar aseo. Seguramente la percepción de calidad se deterioraría ¿No? Ahora imagínese la misma situación en un restaurante, o un centro de salud ¿terrible cierto?

 

2.4 Estandarizar (Seiketsu)

Es lograr que la selección, la organización y la limpieza formen parte de la cultura organizacional de la compañía. Así que a este punto podría haber estandarizado actividades como:

  1. Estandarización de ubicaciones de elementos o archivo.
  2. Estandarización de limpieza y elementos de aseo a utilizar.
  3. Estandarización de espacios de trabajo.
  4. Estandarización de procesos y procedimientos.

 

2.5 Seguimiento (Shitsuke)

El seguimiento es as asegurar que todas las 5´s se implementen de manera regular. Se recomienda que una vez se termine un ejercicio de 5´s para la organización, se pueda:

  1. Documentar los resultados y sean el reflejo o insumo para felicitar a los trabajadores.
  2. Asegurar capacitación continua en 5´s
  3. Presentación de proyectos 5´s
  4. Asegurar visitas constantes o inspecciones del lugar de trabajo.

3. Kaizen

Es una metodología de mejoramiento continuo bastante efectiva, la cual describimos en un artículo la metodología de implementación. Da Clic aquí.

 

4. SMED

¿Recuerdan las épocas de fórmula 1 a inicios del año 2000? Podrían haber paradas en pits con más de 15 segundos. El SMED permite identificar por actividad, cuales actividades podrían estar sujetas a mejoramiento y así poder mejorar desempeño, para este caso en especial de la fórmula 1, es lograr que el conductor continúe la competencia en el menor tiempo posible.

Normalmente se identifica de manera semaforizada, donde el color verde es aquel que genera valor al proceso y las rojas son las que son susceptibles de mejora, así como presentamos a continuación.

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5. Poka Yoke

Consiste en el aseguramiento de la prevención de errores, los cuales podríamos clasificar así:

5.1 Secuencial: Se definen a pruebas de errores en situaciones secuenciales.

Ejemplo 1: Las cajas de seguridad, donde primero se debe ingresar la contraseña y luego se inserta una llave para poder abrir otra ranura y así acceder al dinero u objetos que uno tenga ahí guardados.

Ejemplo 2: El encendido de un vehículo es insertar llave, ajustar cambios y acelerar.

Ejemplo 3: En un software se inserta primero la contraseña y posteriormente se podrá navegar.

 

5.2 Físico: Sirve para identificar las inconsistencias de orden físico.

Ejemplo 1: Cuando usted va a insertar su teléfono de la casa en la base donde el mismo se carga, si usted lo llegará a colocar al revés, seguramente no encajaría el teléfono.

Ejemplo 2: Si usted va a dejar el plato recién lavado en la cocina lo podrá dejar en una rejilla para que pueda secar.

Ejemplo 3: El toma corriente no es igual en todos los países, si se desplaza y lleva su cargador de su país a otro, seguramente no le conectará.

Ejemplo 4: La abertura de la alcancía para ingresar monedas.

Ejemplo 5: Las cartas de naipe, por un lado tienen una figura y por el otro lado no.

Ejemplo 6: los interruptores de luz, uno es encendido y otro apagado.

Ejemplo 7: Los bolígrafos que tienen un botón para que sea visible la punta para escribir.

Ejemplo 8: Los lentes de contacto tienen una elaboración cóncava ajustada a la retina.

Ejemplo 9: Los espacios de limitados en las áreas de producción por líneas amarillas.

Ejemplo 10: La visualización del sentido de flujo vehicular con una flecha pintada en el suelo.

Ejemplo 11: Los rompecabezas tienen unos cortes que solo permite el ingreso de una única pieza en ese espacio.

Ejemplo 12: La alineación de circuitos de una protoboard.

Ejemplo 13: Una condición crítica no visible como la de la temperatura de un equipo, reflejada a través de termómetros.

Ejemplo 14: En la industria de confección se utiliza moldes de corte.

Ejemplo 15. Los orificios que se pueden hacer en una pared con una broca de un calibre definido, no permitirán el ingreso de un objeto diferente al tamaño de la misma.

 

5.3 Agrupamiento: Clasificación y/o agrupación de elementos.

Ejemplo 1: Un kit de herramientas para el vehículo

Ejemplo 2: El teclado del computador separa los números de las letras.

Ejemplo 3: Divisiones en una biblioteca

Ejemplo 4: Lockers

Ejemplo 5: Una pieza al ser torneada debe tener seis agujeros para trasladarse al siguiente proceso.

Ejemplo 6: El instrumental de atención en una clínica

 

5.4 Información: Establece alarmas visuales o auditivos

Ejemplo 1: sensores de movimiento que detectan personal intruso, aseguran el activar alarma

Ejemplo 2: Detector de humo

Ejemplo 3: Timbre para el ingreso o finalización de jornada.

Ejemplo 4: El timbre de un teléfono

Ejemplo 6: La vibración del celular, se conoce que ha llegado un mensaje.

Ejemplo 7: Cuando el microondas ha terminado de calentar, suena una alarma.

Ejemplo 8: Google maps puede entregar información de direcciones y avisa cuando uno ha llegado al destino.

Ejemplo 9: Los mensajes de texto que llegan al celular cuando uno realizan transferencias de dinero o pagos con tarjeta de crédito.

 

 

6. Kanban

Es un sistema de comunicación que permite de manera visual brindar información al grupo de trabajo del estado actual de un proceso a determinar.

 

6.1 Aplicación en oficina

El kanban también puede  ser un tablero virtual, una hoja de cálculo por Excel. Lo relevante es que sea una herramienta de visualización y actualización recurrente, con el fin de asegurar el cumplimiento del objetivo propuesto. Para el siguiente caso podrá tener un tablero, papeles adhesivos, describir la tarea que se debe realizar y ubicarla en los espacios que están destinados para tal fin.

 

6.2. Aplicación en Salud

Imagine por ejemplo cuenta con las historias clínicas en físico, y su archivo de historias clínicas está organizado por el número de identificación del paciente. Una vez el paciente se acerca a la clínica, el auxiliar de enfermería o archivo realiza el retiro de la historia clínica, una vez el paciente ha sido atendido, las historias regresa a archivo y podrán dejarse en un espacio que puede denominar “reingreso”. Posteriormente el responsable de archivo tomará las historias clínicas de ese espacio y las reubicará.

 

6.3. Aplicación en Manufactura

En producción se puede colocar tarjetas que especifiquen la cantidad de producto que se debe producir en un proceso, por orden del cliente. Otra aplicación es que para manufacturar una pieza por ejemplo las tarjetas kanban pueden describir las cantidades de piezas que componen el producto y como ensamblarlo.

 

7. Tiempos y movimientos

El estudio de tiempos y movimientos permitirá establecer para su negocio los tiempos estándar de producción de un producto o servicio.

¿Cómo puedo saber el tiempo estándar?

7.1. Instrumentos de medición

7.1.1. Cronometro y Hojas de observación: Son hojas de observación que se diligencian con cronometro en mano. Aquí podrá descargar en nuestra sección de recursos, plantilla de hoja de observación para el estudio de tiempos y movimientos.

7.1.2. Circuitos cerrados de televisión: Los circuitos cerrados de televisión podrán apoyar la gestión de la medición de tiempos y movimientos. Dichos registros apoyan y son de mayor conveniencia, ya que el colaborador no se sentiría observado y no trabajaría a ritmos no normales.

7.1.3 Próximamente entregaremos una APP al mercado, regístrate aquí y te avisaremos.

 

7.2 Tiempo Normal de Ciclo

Al realizar el estudio de tiempos y movimientos es importante mencionar tener en cuenta que si los trabajadores sienten que están siendo medidos, comenzarán con seguridad a trabajar de manera más rápida o anormal. Puede incluso hablar antes con los trabajadores con el fin de sensibilizar la actividad de medición de tiempos y movimientos. Antes de iniciar deberás tener claro lo que es un THERBLIGS

 

THERBLIGS son micromovimientos

 

Therbligs efectivos

(implican avance y generación de valor al proceso)

Therblig Simbolo Descripción
Alcanzar AL Movimiento con la mano vacía desde y hacia el objeto
Mover M Movimiento con la mano llena
Tomar T Cerrar los dedos alrededor de un objeto en una posición adecuada de aseguramiento del mismo.
Soltar S Dehar el control de un objeto. Puede ser sujeto de manos o una máquina que sujeto un objeto y lo suelte.
Preposicionar PP Posicionar un objeto en un lugar predeterminado y claro para quien deba ejecutar una actividad.
Usar U Manipular algún instrumento con el fin de generar valor
Embalar E Ensamblar partes que deberán ir juntas.
Desensamblar DE Retirar las partes que están juntas.

 

Therbligs No efectivos

(implican regresión y no generación de valor al proceso)

Therblig Símbolo Descripción
Buscar B Persona con intención de localizar un objeto.
Seleccionar SE Elegir un artículo entre varios para poder realizar una actividad
Posicionar P Orientar un objeto durante el trabajo
Inspeccionar I Comparar un objeto con un estándar
Planear PL Hacer una pausa para determinar la siguiente actividad a realizar
Retraso inevitable RI Prestar especial atención, por ejemplo pudo haber una caída de luz, las manos de un operario, puede que solo una esté trabajando, llegadas tardes del personal por cuestiones de manifestaciones, orden público, idas al baño, toser.
Retraso evitable RE El funcionario es responsable de la generación de valor, por ejemplo contestar de manera recurrente el teléfono.
Descanso para contrarrestar la fatiga D Descansos del personal
Sostener SO Una mano detiene un objeto mientras la otra realiza un trabajo provechoso.

 

7.2.1 Definición de actividades y medición

Una actividad es la suma de un grupo de Therbligs, así que dentro del estudio usted tendrá las siguientes opciones

Tipo de estudio Descripción
En campo Es mejor definir actividades previamente por ejemplo: El cambiarse de ropa del trabajo sería una actividad compuesto por varios therbligs.
Videos Podría estudiar therbligs, regresando y adelantando actividades podrá tomar datos de alto valor

 

7.2.1.1 La medición realizaremos el siguiente ejemplo de armado de una bicicleta didáctica. Nuestra organización ha tenido importante experiencia en el sector didáctico apoyando el proceso de certificación.

 

Bicicleta Tiempo uno Tiempo dos Tiempo tres Tiempo total de Ciclo
1 10 7 12 29
2 13 5 15 33
3 8 6 12 26
4 11 7 13 31
5 12 6 14 32
6 12 7 11 30
7 12 7 10 29
8 11 6 12 29
9 10 5 12 27
10 8 7 15 30
Tiempo promedio 10,7 6,3 12,6 29,6

 

El tiempo normal de ciclo tiene valor de 29,6 segundos. Es decir que en condiciones normales se puede determinar que la elaboración de una bicicleta toma éste tiempo en producirse. Ahora introduciremos el concepto de suplementos, el cual permitirá asegurar una mayor estandarización de los tiempos.

 

7.2 Suplementos de trabajo

Después de haber medido el tiempo normal, debe agregarse un suplemento de trabajo, que es aquel que compensa la fatiga y las demoras del trabajo siempre inmersas en cualquier actividad que se practique.

Ejemplo 1: Si usted decide subir el cerro de Monserrate en Bogotá, dependiendo de las características de condición física de cada persona, se podrá llegar a la cima en menos de una hora para quienes tienen un alto desempeño atlético, cómo quienes pueden tardar en llegar a la cima más de tres (3) horas. En el camino mientras se llega a la cima, con seguridad deberán hacerse unas pausas, que pueden ir desde la hidratación, alimentación, tomar un descanso, disfrutar de la naturaleza dar un vistazo a la ciudad de Bogotá. Para éste caso especial, las situaciones anteriormente descritas formaran parte de la experiencia de ascender ésta maravilla natural, es decir son propias de la actividad que es “llegar a la cima de Monserrate”.

Ejemplo 2: En una ocasión de un proyecto en una ladrillera, el tiempo de descanso de los trabajadores era necesario para poder hidratarse nuevamente y poder estar cerca a las calderas para la producción de ladrillo, al ojo simple se podría observar un grupo de trabajadores sin generar valor al proceso, por lo contrario es lo que denominamos actividades que no generan valor y son requeridas, que también puedes leer en el artículo limitantes de productividad. Es necesario que el tiempo de las operaciones que se realicen en cualquier actividad se tenga presente los suplementos, ya que al desconocer que el comportamiento de producir un servicio o un producto puede tener variabilidad, se puede incurrir en el riesgo de incumplirle al cliente.

 

7.2.1 USO DE SUPLEMENTOS

El análisis de suplementos debe ir más allá del ejercicio de observación de tiempos en campo, ya que relativamente la toma de tiempos en campo podría evidenciar un trabajo adecuadamente realizado, en el caso que el funcionario se sienta observado.

Presentamos según la organización mundial del trabajo OIT las tablas de suplementos recomendados, donde es importante resaltar que no necesariamente aplican a todas las regiones del planeta, sin embargo son unos parámetros interesantes para poder realizar trabajo estándar.

 

Ejemplo 1: se desea la estandarización de tiempos en un call center donde el 100% de la nómina son mujeres, y el criterio del analista presento los siguientes resultados.

El suplemento para este caso es el 20%

Lo cual significaría que si en una actividad, tiene un tiempo normal de  1 hora (60 minutos), el tiempo estándar sería de 1 hora y 12 minutos.

 

7.3 Tiempo estándar

Ya que hemos venido desarrollando los conceptos de la estandarización de tiempos. Supongamos que los suplementos de trabajo son del 20% al igual que el ejercicio anterior y el tiempo normal de ciclo son 29,6 segundos.

 

Tiempo Estándar =
Tiempo de ciclo Normal x (1 + Suplemento)

 

Solución

Tiempo Estándar  = 29,6 x (1 + 0,2) = 35,52 segundos

 

35,52 Segundos es el tiempo estándar. Es decir que reúne la condición de trabajo normal e incluso los factores de fatiga que haya evaluado el analista. Este tiempo es una medida de referencia de compromiso hacia el Cliente, lo cual es importante comparar contra el TAKT TIME, el cual podrá leer del mismo en nuestro articulo de limitantes de productividad, que consiste en la velocidad a la que compra el cliente.

 

Supongamos que el cliente compra una bicicleta cada 80 segundos, quiere decir que hay una disponibilidad de tiempo del 55,6% o capacidad ociosa en la organización. También podríamos argumentar que la organización está preparada para atender clientes con calidad.

 

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